Le Associazioni Sportive Dilettantistiche (ASD) sono entità giuridiche costituite per la pratica dello sport a livello amatoriale. Sono gestite da un'assemblea dei soci, che ha il compito di deliberare le decisioni più importanti e di eleggere gli organi sociali. La convocazione delle assemblee e la stesura dei relativi verbali sono due attività fondamentali per il corretto funzionamento delle ASD. In questo articolo analizzeremo nel dettaglio questi processi, fornendo anche un fac simile di verbale per le assemblee delle ASD.
La convocazione dell'assemblea dei soci è un passaggio fondamentale per il corretto funzionamento dell'ASD. In genere, l'assemblea dei soci viene convocata una volta all'anno per l'approvazione del bilancio e per l'elezione dei nuovi organi sociali. Tuttavia, possono essere convocate anche assemblee straordinarie in caso di necessità, come ad esempio per deliberare le modifiche allo statuto o per discutere di questioni di particolare rilevanza per l'ASD.
La convocazione dell'assemblea dei soci deve avvenire con almeno quindici giorni di anticipo rispetto alla data dell'assemblea stessa. La convocazione può avvenire per lettera raccomandata, per posta elettronica certificata o per pubblicazione sul sito web dell'ASD. Nella convocazione, devono essere indicate la data, l'ora e il luogo dell'assemblea, nonché l'ordine del giorno.
Il verbale dell'assemblea dei soci è un documento fondamentale per la trasparenza e la tracciabilità delle decisioni prese dall'assemblea stessa. Il verbale deve essere redatto dal segretario dell'ASD o da un suo delegato e deve contenere tutte le deliberazioni prese durante l'assemblea, nonché il numero dei presenti, il numero dei voti favorevoli e contrari e l'indicazione dei soggetti che hanno espresso voto contrario o che si sono astenuti.
Il verbale deve essere approvato dall'assemblea stessa nella successiva assemblea dei soci e, successivamente, deve essere conservato presso la sede dell'ASD insieme agli altri documenti sociali.
Di seguito è riportato un fac simile di verbale per le assemblee delle ASD:
[Denominazione dell'ASD] [Indirizzo della sede legale dell'ASD]
Verbale dell'assemblea dei soci del [data dell'assemblea]
Sono presenti alla riunione i seguenti soci:
- .[Nome e cognome del socio 1]
- .[Nome e cognome del socio 2]
- .[Nome e cognome del socio 3]
- .[Nome e cognome del socio 4]
Assiste inoltre alla riunione il presidente dell'ASD [nome e cognome del presidente].
Il presidente nomina [nome e cognome del segretario dell'ASD o del suo delegato] come segretario dell'assemblea.
L'assemblea dei soci del [data dell'assemblea] viene aperta dal presidente alle ore [ora di inizio assemblea], presso la sede legale dell'ASD.
Il presidente comunica che la convocazione dell'assemblea è stata effettuata con quindici giorni di anticipo e che l'ordine del giorno è il seguente:
- .Approvazione del bilancio
- .Elezione dei nuovi organi sociali
- .Varie ed eventuali
L'assemblea dei soci approva all'unanimità l'ordine del giorno.
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Il presidente passa quindi alla discussione del primo punto all'ordine del giorno, ovvero l'approvazione del bilancio. Il tesoriere dell'ASD presenta il bilancio dell'anno precedente e risponde alle domande dei soci. L'assemblea dei soci approva all'unanimità il bilancio.
Il presidente passa quindi alla discussione del secondo punto all'ordine del giorno, ovvero l'elezione dei nuovi organi sociali. Vengono presentate le candidature per il nuovo consiglio direttivo dell'ASD e viene effettuata la votazione. Il nuovo consiglio direttivo dell'ASD viene eletto con [numero di voti favorevoli] voti favorevoli e [numero di voti contrari] voti contrari.
Il presidente passa infine alla discussione del terzo punto all'ordine del giorno, ovvero le varie ed eventuali. Vengono sollevati alcuni problemi organizzativi e viene deciso di istituire un gruppo di lavoro per la loro soluzione.
L'assemblea dei soci del [data dell'assemblea] viene chiusa dal presidente alle ore [ora di fine assemblea].
Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto dal presidente dell'ASD e dal segretario dell'ASD o dal suo delegato.
Firma del presidente dell'ASD: [firma del presidente dell'ASD]
Firma del segretario dell'ASD o del suo delegato: [firma del segretario dell'ASD o del suo delegato]
La convocazione dell'assemblea dei soci e la stesura del verbale sono due attività fondamentali per il corretto funzionamento delle ASD. La convocazione deve essere effettuata con almeno quindici giorni di anticipo e deve contenere l'ordine del giorno. Il verbale deve contenere tutte le deliberazioni prese durante l'assemblea e deve essere approvato dall'assemblea stessa nella successiva assemblea dei soci.
Per maggiori informazioni sulla gestione delle ASD e sulle norme che regolano le convocazioni e i verbali delle assemblee dei soci, è possibile consultare il sito web del Comitato Olimpico Nazionale Italiano (CONI) e il sito web dell'Agenzia delle Entrate. Inoltre, è possibile rivolgersi a un professionista del settore, come un commercialista o un avvocato specializzato in diritto sportivo.
