Pubblicato il 27 gen 2023 • 5 minuti di lettura

Una pausa pranzo ben organizzata migliora le performance lavorative dei tuoi dipendenti. Bisogna evitare che consumino il loro pasto davanti al computer o che continuino a lavorare. 

Permettere loro una passeggiata all’aria aperta è un modo per prendersi cura del loro benessere. Infatti si tratta di un aspetto rilevante per la soddisfazione generale dei lavoratori. 

In questo articolo evidenziamo le differenze tra mensa aziendale e mensa diffusa, analizzando le normative di riferimento.

Inoltre scorrendo il testo hai a disposizione il fac simile di un contratto di mensa aziendale: ti basta scaricarlo e compilarlo con le informazioni richieste.

Le aziende possono decidere di offrire come servizio la mensa diffusa: offrire ai propri dipendenti una rete di ristoranti e locali convenzionati ai quali poter accedere (ristoranti, bar trattorie, tavole calde). E’ la normale evoluzione dei buoni pasto, un sistema molto dispendioso per le aziende, perché oltre una certa soglia sono soggetti al pagamento di tasse. Invece con il sistema della mensa diffusa, al momento dell’acquisto viene stampata una fattura completamente deducibile per l’azienda, a prescindere dall’importo giornaliero stabilito.

La mensa diffusa è una diversa forma di mensa aziendale, perché i lavoratori consumano i loro pasti in ambienti lontani da quelli dell’impresa. E’ comunque stata equiparata a quella tradizionale. Infatti l’azienda che decide di offrire tale servizio gode di tutti i vantaggi fiscali di una mensa. Sottolineiamo però, che la mensa aziendale interna si presenta oggi come un sistema più obsoleto, perché risponde meno alle esigenze del lavoratore moderno, soprattutto dei dipendenti in smart working. La mensa diffusa è sicuramente un’ottima alternativa per le aziende che non hanno un’area da dedicare al ristoro. Permette ai dipendenti la possibilità di consumare il pasto al ristorante, nei giorni e negli orari stabiliti, con un menù a prezzo fisso, offerto dall’azienda. Per quanto riguarda le modalità di pagamento, al posto dei contanti o del badge elettronico per i buoni pasto, basta utilizzare un’app. L’applicazione per lo smartphone deve consentire una sola prestazione giornaliera, limitata ai giorni di presenza del dipendente, il quale in mancanza di fruizione del pasto non può recuperarlo nei giorni successivi. 

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Rispetto alla mensa aziendale, il servizio della mensa diffusa non è erogato dall’azienda, ma da altri esercizi commerciali. Questo particolare comporta, per il datore di lavoro, il vantaggio di dover gestire meno incombenze ed allo stesso tempo, per il dipendente, la possibilità di avere maggiore scelta. I lavoratori in questo modo sono liberi di decidere cosa e dove mangiare ogni giorno e di consigliare di includere all’interno della rete di ristoranti convenzionati i loro preferiti. Così traggono un notevole beneficio anche i ristoratori locali. I dipendenti possono accedere ogni giorno ad un pasto sano ed equilibrato e non incontrare più le difficoltà tipiche dei buoni pasto, che spesso sono rifiutati dagli esercenti a causa delle commissioni troppo alte. Si può usufruire del servizio anche se si lavora in smartworking. Inoltre la mensa diffusa incentiva i dipendenti a socializzare, rendendo la pausa pranzo un momento conviviale. Ricordiamo che scegliendo di offrire ai propri dipendenti il servizio della mensa diffusa, le aziende possono detrarre completamente l’aliquota IVA al 4%, poiché la regolare fattura a seguito del pagamento si detrae come una comune spesa aziendale. Anche oltre la soglia degli 8 € non ci sono contributi da pagare. Infatti la mensa diffusa si rivela un sistema esentasse.

Nel caso in cui possa esserci un’eccedenza giornaliera dei buoni pasto non utilizzati, la mensa diffusa permette alle aziende di risparmiare ulteriormente grazie ad un sistema di cashback. 

La pausa pranzo è di fondamentale importanza per il benessere dei dipendenti: permette loro di avere una pausa dalle attività lavorative, ma è anche un momento durante il quale poter socializzare con i colleghi. In caso di smart working rimane un elemento che favorisce la produttività. 

Infatti quando la prestazione lavorativa dura più di 6 ore al giorno, il lavoratore ne ha diritto per legge, soprattutto se l’orario lavorativo intercetta il momento durante il quale si è soliti consumare il pranzo.

Le aziende hanno la possibilità di valorizzare la pausa pranzo nel migliore dei modi, ad esempio attraverso la mensa aziendale. Si tratta di un servizio di ristorazione offerto ai dipendenti. All’interno dell’ufficio si può ricreare un’area dove i lavoratori possono trascorrere la pausa pranzo e consumare i propri pasti. Tale ambiente potrebbe includere una cucina per la preparazione delle pietanze ed un luogo dove potersi sedere, rendendo il pranzo un momento di convivialità. 

La gestione della mensa aziendale può avvenire sia internamente all’impresa, che affidandosi ad una compagnia esterna che si occupi di fornire il cibo e gli utensili necessari. Adottare un menù che contenga opzioni di pasti salutari e biologici permette di creare una mensa aziendale inclusiva ed attenta al benessere dei propri dipendenti. Si può anche aderire a politiche di sostenibilità ambientale e di equità sociale, promuovendo cibi locali e a km0.

Questo tipo di servizio può coinvolgere i dipendenti in diverse attività, come la valutazione del servizio di ristorazione e la selezione dei fornitori.men

La normativa vigente in materia di sicurezza sul lavoro, il D.lgs. n. 81/08, allegato IV, punto 1.11.2, stabilisce che ogni datore di lavoro deve mettere a disposizione dei propri dipendenti un ambiente munito di tavoli e sedie ad uso refettorio. 

Al fine di creare all’interno degli ambienti dell’impresa una mensa aziendale, esistono alcuni requisiti da rispettare:

• L’azienda deve avere più di 30 dipendenti
• I lavoratori svolgono la propria attività lavorativa all’aperto
• Gli ambienti di lavoro nei quali i dipendenti entrano a contatto con sostanze tossiche. 

Inoltre i luoghi adibiti a mensa aziendale devono essere ben areati, luminosi, confortevoli e ben riscaldati durante l’inverno. La sala deve rispettare le norme di sicurezza ed igiene. Infatti deve avere una licenza rilasciata dall’autorità sanitaria locale ed essere ispezionata regolarmente, per controllare che sia conforme alle norme igieniche. Non dimentichiamo un aspetto essenziale: bisogna sempre segnalare gli allergeni presenti nei cibi e fornire la descrizione dettagliata degli ingredienti che ogni piatto contiene.

La mensa aziendale deve anche essere accessibile a tutti i dipendenti, a prescindere dalle loro capacità fisico-motorie. 

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Se il datore di lavoro è esonerato dall’obbligo di offrire una mensa aziendale, deve comunque garantire ai propri dipendenti una sala comune dove scaldare le vivande e lavare i recipienti che le contengono. Tale ambiente deve avere anche un frigorifero all’interno del quale conservare il pasto durante le ore lavorative che precedono la pausa pranzo, un fornello o un microonde e preferibilmente una macchinetta del caffè. Per evitare l’inquinamento ambientale attraverso un consumo sfrenato di plastica, sarebbe opportuno fornire ai propri dipendenti la possibilità di riempire borracce, tazze o qualsiasi contenitore da cui bere, che non sia usa e getta, grazie alla presenza di bocce d’acqua collocate nell’ambiente di ristoro. 

Se hai la necessità di produrre un contratto di mensa aziendale, in questa sezione hai a disposizione un modello che risponde alle tue esigenze.

Scaricalo e compilalo inserendo i dati richiesti. 

 Scarica il fac simile del modello di contratto aziendale 

E’ un’operazione semplice. Ci vorrà poco tempo! 

Un contratto per la mensa aziendale deve soddisfare sia le esigenze dell’azienda che del fornitore del servizio. In generale deve contenere al suo interno:

• I dettagli sull’azienda che eroga il servizio e sul fornitore del servizio. Vanno indicati il nome, l’indirizzo civico ed i contatti.
• Informazioni sul costo del servizio mensa, eventuali sconti per i lavoratori e le modalità di pagamento consentite.
• Gli orari di apertura e chiusura delle mensa
• Le opzioni di pasti offerte, incluse variazioni o opzioni speciali per i dipendenti con esigenze alimentari specifiche
• Le norme che il fornitore del servizio deve seguire per garantire cibi conformi alle norme di sicurezza ed igiene
• Le condizioni per la cancellazione del contratto 
• Data di inizio e di fine del contratto 
• Firma dell’azienda che eroga il servizio e del fornitore. 

I ristoranti possono diventare luoghi adibiti al consumo dei pasti dei propri dipendenti attraverso il sistema della mensa diffusa. Occorre stipulare uno specifico contratto tra l’esercente e l'impresa, con oggetto la somministrazione di alimenti e bevande.

 In seguito ad esso il ristorante può svolgere il servizio sostitutivo di mensa, esclusivamente in favore del personale dipendente delle aziende convenzionate.  

Il contratto deve contenere la lista nominativa dei lavoratori che usufruiscono del servizio, tra i quali non possono essere presenti i liberi professionisti ed i lavoratori autonomi in partita IVA. La riconversione dei ristoranti in mense aziendali è concessa a tutti gli esercizi pubblici già regolarmente autorizzati alla somministrazione di cibi e bevande. 

Il datore di lavoro può organizzare la somministrazione dei pasti a favore dei propri dipendenti attraverso il servizio della mensa aziendale. 

Le aziende con più di 30 dipendenti devono predisporre, al loro interno, uno o più ambienti destinati ad un uso refettorio, muniti di sedie e tavoli, aerati e riscaldati, oltre che attinenti alle norme igieniche. La gestione della mensa aziendale può avvenire internamente all’impresa, ma si può anche decidere di affidarsi ad una compagnia esterna che si occupi di fornire il cibo e gli utensili necessari.

Il servizio mensa è un servizio di ristorazione che fornisce pasti caldi e pasti freddi che vengono distribuiti in un’area di refezione dove gli utenti possono sedersi a mangiare. Tra i servizi che le aziende possono offrire ai propri dipendenti ci sono quelli di mensa aziendale e mensa diffusa. Il primo è di solito interno agli ambienti dell’impresa, mentre il secondo costituisce una rete di ristoranti e locali convenzionati dove i lavoratori possono recarsi per consumare il pasto e trascorrere la pausa pranzo. 

La scelta tra una mensa diffusa e una mensa aziendale dipende dalle esigenze specifiche dell'azienda e dei dipendenti. Ecco alcune considerazioni che potrebbero influire sulla decisione:

• Dimensione dell'azienda: le aziende più grandi potrebbero preferire una mensa aziendale, poiché questo modello offre maggiori possibilità di personalizzazione e controllo dei costi. Le aziende più piccole potrebbero preferire una mensa diffusa, poiché questo modello è più economico e flessibile.
• Posizione dell'azienda: se l'azienda si trova in un'area urbana densamente popolata, una mensa diffusa potrebbe essere più conveniente poiché gli utenti possono scegliere di mangiare presso ristoranti o punti di ristorazione situati vicino al loro luogo di lavoro o di studio. Se l'azienda si trova in un'area isolata, una mensa aziendale potrebbe essere più conveniente poiché i dipendenti possono mangiare in prossimità del luogo di lavoro.
• Esigenze dei dipendenti: se i dipendenti desiderano maggiore flessibilità per quanto riguarda il menu e gli orari, una mensa diffusa potrebbe essere la scelta migliore. Se i dipendenti desiderano maggiore personalizzazione del menu e maggiore coinvolgimento nella gestione della mensa, una mensa aziendale potrebbe essere più adatta.
• Obiettivi aziendali: se l'azienda vuole promuovere la sostenibilità ambientale e la salute dei dipendenti, una mensa aziendale potrebbe essere la scelta migliore poiché offre maggiori possibilità di personalizzazione del menu e maggiore coinvolgimento nella gestione della mensa. Se l'azienda vuole promuovere la partecipazione dei dipendenti e la socializzazione, una mensa diffusa potrebbe essere più adatta.

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