Pubblicato il 8 feb 2024 • 5 minuti di lettura

L’onboarding aziendale è l’elemento chiave che determina il successo dell’integrazione di nuovi talenti all’interno della tua organizzazione. SI tratta di un processo spesso sottovalutato ma fondamentale che non solo introduce i nuovi membri del team ai dettagli pratici del lavoro, ma svolge un ruolo cruciale nel plasmare la loro esperienza lavorativa e il loro benessere futuro.

Infatti per i dipendenti un buon inizio professionale può essere cruciale non solo per la loro produttività, ma anche per il loro benessere complessivo all’interno dell’impresa. Dunque l’onboarding è un veicolo attraverso il quale si costruiscono fondamenta per il coinvolgimento, la soddisfazione e la realizzazione personale delle risorse. 

In questo articolo esploriamo l'importanza del processo di onboarding nell'ottica del benessere dei dipendenti. Ti suggeriamo i passaggi fondamentali per mettere in atto un processo di onboarding efficace, ma anche come creare un welcome kit aziendale che faccia sentire la nuova risorsa a suo agio sin dal primo giorno. 

L’onboarding aziendale è il processo attraverso il quale un nuovo dipendente viene introdotto nell'ambiente lavorativo di un'azienda e acquisisce le conoscenze, le competenze e le informazioni necessarie per integrarsi con successo nella sua nuova posizione. L'onboarding è un elemento chiave della gestione delle risorse umane ed è progettato per aiutare i nuovi dipendenti a sentirsi a proprio agio, produttivi e coinvolti sin dall'inizio della loro esperienza lavorativa. 

Il processo di onboarding offre numerosi vantaggi sia per il singolo dipendente che per l’intera organizzazione. Complessivamente porta a un inizio positivo per il nuovo dipendente, creando una base solida per una relazione di lavoro di successo. Si tratta di un investimento iniziale da parte dell’impresa che porta ad un miglioramento della produttività, della soddisfazione del dipendente e della riduzione del turnover per l'azienda. Entriamo più nel dettaglio e scopriamo insieme perché è così importante. 

Questo tipo di processo permette una riduzione del tempo di integrazione. Infatti onboarding, se ben strutturato, consente ai nuovi dipendenti di acquisire rapidamente le competenze e le conoscenze necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo efficace. Ciò permette al dipendente di diventare operativo più rapidamente. 

Se la risorsa comprende appieno e sin da subito il proprio ruolo e l’ambiente di lavoro è più propenso a essere produttivo. L'onboarding fornisce una formazione specifica sulle responsabilità del lavoro e sui processi aziendali, contribuendo a migliorare la sua produttività sin dall'inizio. Inoltre un processo di integrazione positiva all’interno dell’azienda contribuisce a creare un'esperienza piacevole per il nuovo dipendente. Ciò può influenzare positivamente la sua percezione dell'impresa, aumentandone la soddisfazione lavorativa e la motivazione.ù

Il fenomeno del turnover precoce può essere risolto attraverso un processo efficace di onboarding. In effetti i lavoratori che si sentono ben accolti, informati e supportati tendono a rimanere più a lungo nell'azienda, riducendo così i costi associati alla sostituzione del personale. L'onboarding fornisce al nuovo dipendente una comprensione approfondita della cultura aziendale, delle aspettative e delle opportunità di crescita. Ciò contribuisce a creare fiducia e impegno nei confronti dell'azienda.

Ovviamente un’adeguata introduzione migliora l’integrazione sociale della risorsa all’interno del suo team di destinazione, ma anche all’intera cultura aziendale. Le relazioni positive con colleghi e superiori possono influenzare positivamente il clima organizzativo. Inoltre l'onboarding assicura che i nuovi dipendenti siano informati sulle normative, le politiche e le procedure aziendali, contribuendo a evitare possibili problemi legali e a garantire il rispetto delle regole aziendali.

In quanto professionista delle Risorse Umane (HR) hai il compito di organizzare un processo di onboarding efficace, garantendo che il nuovo dipendente sia adeguatamente introdotto all'azienda e possa ricoprire il proprio ruolo in modo produttivo. Ti consigliamo una serie di passaggi tipici per mettere in atto un onboarding efficace. 

Devi prima di tutto prevedere una sessione di accoglienza per il nuovo dipendente, che comprenda una presentazione della storia, della missione, della visione e dei valori dell’azienda e una panoramica generale dell’intera struttura organizzativa. Successivamente devi occuparti di raccogliere e completare la documentazione amministrativa, come contratti, formulari fiscali e informazioni personali della nuova risorsa. Assicurati che il nuovo dipendente sia a conoscenza delle politiche aziendali e dei benefici.

Non può mancare poi il passaggio che prevede l’assegnazione al nuovo dipendente degli strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro, come computer, telefoni, badge di accesso, ecc. Connetti poi il lavoratore alle risorse online, come e-mail aziendale, software e intranet. E’ essenziale organizzare incontri con i membri del team ed altri dipendenti chiave. In queste circostanze, sarà tua cura presentare la nuova risorsa per facilitare le iniziali interazioni sociali. 

Inoltre conduci una formazione dettagliata sulle politiche aziendali, le normative e la cultura aziendale e illustra le aspettative di comportamento e performance. Assegna poi un mentore o un tutor al nuovo dipendente per favorire il suo accompagnamento per i primi giorni e le prime settimane. Pianifica le revisioni periodiche delle prestazioni e fornisci un feedback costruttivo. Infatti è importante monitorare il progresso del nuovo dipendente durante le prime settimane. Dunque raccogli i feedback in modo regolare per adattare l'intero processo di onboarding.

Un passaggio fondamentale del processo di onboarding è quello dell’introduzione ai sistemi e alle tecnologie aziendali. Fornisci alle risorse una formazione sui software e i sistemi interni all’organizzazione. Assicurati anche che il nuovo dipendente sia competente nell'uso di strumenti aziendali essenziali. Infine informa il nuovo dipendente sulle opportunità di sviluppo professionale e di formazione aziendale e fornisci informazioni su programmi di mentoring interni o corsi di aggiornamento. 

Ricorda che assicurarsi che questi passaggi siano ben coordinati e personalizzati per il ruolo specifico e le esigenze del nuovo dipendente, può contribuire significativamente ad un processo di onboarding efficace. Infatti il tuo obiettivo ultimo è quello di garantire che il nuovo dipendente si senta supportato, capisca il suo ruolo e si integri con successo nell'ambiente lavorativo dell'azienda. 

Creare un welcome kit aziendale è un ottimo modo per accogliere i nuovi dipendenti e fornire loro tutte le informazioni e le risorse necessarie per un inizio positivo. Segui questi passaggi. 

Includi una lettera di benvenuto personalizzata da parte del CEO o del responsabile delle risorse umane. Il testo dovrebbe esprimere entusiasmo per l'arrivo del nuovo dipendente e fornire una panoramica generale della cultura aziendale. Fornisci poi alla nuova risorsa un manuale dell'azienda che offra informazioni dettagliate sulla storia, la missione, la visione, i valori e la struttura organizzativa dell'impresa. Questo può aiutare il nuovo dipendente a comprendere meglio il contesto in cui sta entrando.

Inoltre fornisci dettagli sulla sede dell'azienda, inclusi i servizi disponibili, la disposizione degli uffici, le sale riunioni e altre informazioni utili. Includi anche un elenco delle principali politiche aziendali, tra cui codice di condotta, politiche di congedo, politiche di sicurezza e qualsiasi altra normativa importante. A ciò aggiungi un elenco di contatti chiave all'interno dell'impresa, inclusi colleghi di team, supervisori, responsabili delle risorse umane e altri dipartimenti importanti. Se possibile, includi materiale di formazione specifico per il ruolo del nuovo dipendente, come ad esempio manuali operativi, tutorial, guide e risorse formative. Se necessario, includi anche il badge di accesso all'edificio e le informazioni necessarie per ottenere l'accesso ai sistemi informatici aziendali.

Potrebbe essere interessante aggiungere al welcome kit del materiale promozionale dell'azienda, come gadget, cappellini, penne o magliette. Questi articoli possono contribuire a creare un senso di appartenenza e apprezzamento. Inoltre fornisci un piano dettagliato dell'onboarding, indicando i principali eventi, sessioni di formazione, incontri e attività previste per le prime settimane del nuovo dipendente. Infine, se opportuno, aggiungi materiale informativo sull'industria in cui opera l'azienda. Questo può aiutare il nuovo dipendente a comprendere meglio il contesto più ampio del settore.

Assicurati che il welcome kit sia ben organizzato, visivamente accattivante e che rispecchi la cultura aziendale. Puoi consegnare il kit fisicamente o fornirlo in formato digitale, a seconda delle esigenze e delle preferenze dell'azienda. Inoltre, considera di raccogliere feedback dai nuovi dipendenti per migliorare continuamente il processo di onboarding e il welcome kit.