Pubblicato il 7 nov 2023 • 3 minuti di lettura

L’indennità di trasferta è un beneficio che spetta a tutti i lavoratori che devono viaggiare per lavoro fuori dalla loro sede abituale. Si traduce come un vero e proprio vantaggio anche per le imprese. Infatti attraverso essi appaiono agli occhi delle proprie risorse attente al loro benessere. 

Ricorda che quando i dipendenti si sentono apprezzati e supportati, tendono a essere più impegnati e motivati nel lavoro. 

Per comprendere cosa si intende con l’espressione indennità di trasferta, ti basta leggere il nostro articolo. Al suo interno vi è un approfondimento sull’indennità di trasferta per il CCNL metalmeccanici e commercio. Non manca poi una spiegazione ulteriore su quando spetta l’indennità di trasferta ai lavoratori.

L’indennità di trasferta è una forma specifica di rimborso spesa. Vediamo insieme di cosa stiamo parlando. Si tratta di un beneficio fornito da un’impresa, che sia essa con un organigramma numericamente elevato, piccola o media, ai propri dipendenti quando devono viaggiare per lavoro fuori dalla loro sede abituale. Questo tipo di rimborso è destinato a coprire le spese extra sostenute dal lavoratore durante il viaggio. Ad esempio per l’alloggio, i pasti, i trasporti e altre spese accessorie. 

L’indennità di trasferta può essere concessa in tali circostanze: 

• Viaggi di lavoro: quando un dipendente deve recarsi in un’altra città per svolgere le sue attività lavorative abituali e deve sostenere spese di vitto e alloggio
• Missioni aziendali: quando un dipendente deve partecipare ad esempio a una conferenza o un corso di formazione che si svolgono fuori sede
• Trasferte aziendali: quando un dipendente deve incontrare clienti o filiali per conto dell’azienda

Non bisogna confondere la trasferta con il trasferimento. La prima è uno spostamento provvisorio, l’altro una condizione a lungo termine e a volte permanente. 

L’indennità di trasferta può essere calcolata in misura fissa o in percentuale rispetto alla retribuzione giornaliera. L’azienda può anche scegliere di stabilire un budget predeterminato. Tale beneficio spetta al dipendente per tutti i giorni in cui è in trasferta. Inoltre sono calcolate le domeniche e le festività.

L’indennità di trasferta è un vantaggio per il lavoratore, ma anche per l’impresa. Evita che i dipendenti debbano sostenere personalmente le spese legate agli spostamenti e consente loro di potersi concentrare sulle proprie attività lavorative. Per l’azienda ciò si traduce in un aumento di produttività delle risorse e nella possibilità di raggiungere gli obiettivi prefissati più velocemente. 

L’indennità di trasferta per il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) dei metalmeccanici è definita come uno spostamento transitorio e occasionale per il quale il dipendente svolge le proprie mansioni lavorative lontano dalla sede abituale. Ai lavoratori che rientrano in sede oltre gli orari quotidiani, oppure oltre le 21:00, spetta un rimborso spese. L’indennità per il pernottamento è riconosciuto quando le risorse sono impossibilitate a rientrare a casa entro le 22:00. 

Gli importi dell’indennità di trasferta per il settore dei metalmeccanici sono stabiliti da tabelle, definite dall’accordo del 1° giugno 2021 tra Federmeccanica, Assistal, Fiom-Cgil, Fim-Cisl e Uilm-Uil. Sono previsti 44,12 euro per la trasferta intera, 11,92 euro per il pasto meridiano o serale e 20, 28 euro come quota di pernottamento. Rispetto agli altri settori, il dipendente del metalmeccanico non ha la necessità di presentare le ricevute dei costi anticipati. Infatti non è tenuto a compilare la nota spese, se è in grado di dimostrarne l’effettiva necessità. Proprio grazie all’imposizione di rimborsi fissi di tipo forfettario l’indennità di trasferta per metalmeccanici è la più semplice. 

L’indennità di trasferta per il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) commercio è definita come la prestazione lavorativa svolta per tutto l’orario giornaliero in una sede che non coincide con quella contrattuale di lavoro e che deve trovarsi ad almeno sessanta chilometri dalla sede abituale, o comunque essere raggiungibile in un tempo superiore ad un’ora. 

Il rimborso al lavoratore comprende: 

• Rimborso delle ore di viaggio: corrispondono a vitto e alloggio, che devono essere analiticamente documentati
• Rimborso delle spese non documentabili: nelle trasferte nel territorio italiano fino a un massimo giornaliero di 15 euro, nelle trasferte all’estero fino a un massimo giornaliero di 25 euro. Entrambi gli importi sono esenti da imposizione contributiva e fiscale
• Diaria giornaliera: serve a contrastare eventuali disagi vissuti dal dipendente durante la trasferta. Ad esempio se viene superato il numero di ore di viaggio previste, il lavoratore è retribuito con il 70% della R.O.N.

L’indennità di trasferta può essere erogata come:

• Rimborso forfettario: si calcola un parametro fisso che non varia a seconda della propria mansione lavorativa
• Rimborso a piè di lista: il documento che il dipendente deve compilare per richiedere all’impresa l’indennità. 
• Rimborso misto: la formula forfettaria unita al rimborso a piè di lista. Dunque vengono riconosciute anche spese come il vitto, l’alloggio e le varie ed eventuali spese per il viaggio

Per capire a chi spetta l’indennità di trasferta ecco i quattro criteri da prendere in considerazione: 

• La presenza di un CCNL
• La temporaneità della trasferta
• La ragione della trasferta 
• Il necessario ritorno alla sede abituale in cui si svolge il lavoro

L’ammontare dell’indennità di trasferta dipende dal CCNL di appartenenza, in cui è indicato chiaramente l’importo dovuto. 

Ricordiamo che se la trasferta avviene nel comune della sede di lavoro, alla retribuzione devono essere aggiunti i contributi INPS, oltre che la tassazione fiscale. Quando invece la trasferta avviene entro i confini nazionali o all’estero il calcolo è diverso e dipende dal tipo di rimborso che viene erogato. Entriamo più nel dettaglio: 

• Con indennità di tipo forfettario: quando il contributo è inferiore a 46,68 euro giornalieri per la trasferta in Italia e di 77,46 euro per la trasferta all’estero, le cifre non sono soggette a tassazione. Dunque non viene applicato ad esse nessun contributo INPS o IRPEF
• Indennità di tipo misto: è esente dalla tassazione solo la parte forfettaria che non vada a superare i 30, 99 euro per la trasferta in Italia e 51, 65 euro per la trasferta all’estero

Se l’indennità di trasferta non è pagata quando spetta, il lavoratore ha tutto il diritto di fare ricorso per ottenere il pagamento del rimborso a cui ha diritto. 

Di certo la prima cosa da fare è comunicare con il datore di lavoro o il reparto delle Risorse Umane dell’azienda per la quale lavora. Infatti potrebbe capitare che l’omissione del pagamento sia dovuto a una semplice svista o a un errore amministrativo. Di conseguenza la situazione può essere risolta in modo veloce e informale. 

Quando invece l’indennità di trasferta è prevista dal contratto nazionale di appartenenza, il dipendente può inviare una richiesta formale di pagamento all’azienda. Per fare ciò è necessario però che documenti in modo chiaro tutte le informazioni relative alla trasferta, i giorni trascorsi fuori sede e le spese sostenute.  

In alcuni casi se il datore di lavoro si rifiuta di pagare l’indennità di trasferta, il lavoratore può rivolgersi a un avvocato del lavoro o del sindacato a cui è iscritto, per comprendere i propri diritti e intraprendere azioni legali corrette. Infatti ricordiamo che non pagare un’indennità di trasferta significa violare i diritti dei lavoratori.

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