Guida completa all’indennità di trasferta: tutto ciò che devi sapere

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Guida completa all’indennità di trasferta: tutto ciò che devi sapere

di Chiara Buongiorno  - 

07/11/2023

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L’indennità di trasferta è un beneficio che spetta a tutti i lavoratori che devono viaggiare per lavoro fuori dalla loro sede abituale. Si traduce come un vero e proprio vantaggio anche per le imprese. Infatti attraverso essi appaiono agli occhi delle proprie risorse attente al loro benessere. 

Ricorda che quando i dipendenti si sentono apprezzati e supportati, tendono a essere più impegnati e motivati nel lavoro. 

Per comprendere cosa si intende con l’espressione indennità di trasferta, ti basta leggere il nostro articolo. Al suo interno vi è un approfondimento sull’indennità di trasferta per il CCNL metalmeccanici e commercio. Non manca poi una spiegazione ulteriore su quando spetta l’indennità di trasferta ai lavoratori.

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L’indennità di trasferta 

L’indennità di trasferta è una forma specifica di rimborso spesa. Vediamo insieme di cosa stiamo parlando. Si tratta di un beneficio fornito da un’impresa, che sia essa con un organigramma numericamente elevato, piccola o media, ai propri dipendenti quando devono viaggiare per lavoro fuori dalla loro sede abituale. Questo tipo di rimborso è destinato a coprire le spese extra sostenute dal lavoratore durante il viaggio. Ad esempio per l’alloggio, i pasti, i trasporti e altre spese accessorie. 

L’indennità di trasferta può essere concessa in tali circostanze: 

  1. .Viaggi di lavoro: quando un dipendente deve recarsi in un’altra città per svolgere le sue attività lavorative abituali e deve sostenere spese di vitto e alloggio
  2. .Missioni aziendali: quando un dipendente deve partecipare ad esempio a una conferenza o un corso di formazione che si svolgono fuori sede
  3. .Trasferte aziendali: quando un dipendente deve incontrare clienti o filiali per conto dell’azienda

Non bisogna confondere la trasferta con il trasferimento. La prima è uno spostamento provvisorio, l’altro una condizione a lungo termine e a volte permanente. 

L’indennità di trasferta può essere calcolata in misura fissa o in percentuale rispetto alla retribuzione giornaliera. L’azienda può anche scegliere di stabilire un budget predeterminato. Tale beneficio spetta al dipendente per tutti i giorni in cui è in trasferta. Inoltre sono calcolate le domeniche e le festività.

L’indennità di trasferta è un vantaggio per il lavoratore, ma anche per l’impresa. Evita che i dipendenti debbano sostenere personalmente le spese legate agli spostamenti e consente loro di potersi concentrare sulle proprie attività lavorative. Per l’azienda ciò si traduce in un aumento di produttività delle risorse e nella possibilità di raggiungere gli obiettivi prefissati più velocemente. 

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L’indennità di trasferta per il settore dei metalmeccanici 

L’indennità di trasferta per il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) dei metalmeccanici è definita come uno spostamento transitorio e occasionale per il quale il dipendente svolge le proprie mansioni lavorative lontano dalla sede abituale. Ai lavoratori che rientrano in sede oltre gli orari quotidiani, oppure oltre le 21:00, spetta un rimborso spese. L’indennità per il pernottamento è riconosciuto quando le risorse sono impossibilitate a rientrare a casa entro le 22:00. 

Gli importi dell’indennità di trasferta per il settore dei metalmeccanici sono stabiliti da tabelle, definite dall’accordo del 1° giugno 2021 tra Federmeccanica, Assistal, Fiom-Cgil, Fim-Cisl e Uilm-Uil. Sono previsti 44,12 euro per la trasferta intera, 11,92 euro per il pasto meridiano o serale e 20, 28 euro come quota di pernottamento. Rispetto agli altri settori, il dipendente del metalmeccanico non ha la necessità di presentare le ricevute dei costi anticipati. Infatti non è tenuto a compilare la nota spese, se è in grado di dimostrarne l’effettiva necessità. Proprio grazie all’imposizione di rimborsi fissi di tipo forfettario l’indennità di trasferta per metalmeccanici è la più semplice. 

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L’indennità di trasferta per il CCNL commercio 

L’indennità di trasferta per il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) commercio è definita come la prestazione lavorativa svolta per tutto l’orario giornaliero in una sede che non coincide con quella contrattuale di lavoro e che deve trovarsi ad almeno sessanta chilometri dalla sede abituale, o comunque essere raggiungibile in un tempo superiore ad un’ora. 

Il rimborso al lavoratore comprende: 

  1. .Rimborso delle ore di viaggio: corrispondono a vitto e alloggio, che devono essere analiticamente documentati
  2. .Rimborso delle spese non documentabili: nelle trasferte nel territorio italiano fino a un massimo giornaliero di 15 euro, nelle trasferte all’estero fino a un massimo giornaliero di 25 euro. Entrambi gli importi sono esenti da imposizione contributiva e fiscale
  3. .Diaria giornaliera: serve a contrastare eventuali disagi vissuti dal dipendente durante la trasferta. Ad esempio se viene superato il numero di ore di viaggio previste, il lavoratore è retribuito con il 70% della R.O.N.

L’indennità di trasferta può essere erogata come:

  1. .Rimborso forfettario: si calcola un parametro fisso che non varia a seconda della propria mansione lavorativa
  2. .Rimborso a piè di lista: il documento che il dipendente deve compilare per richiedere all’impresa l’indennità. 
  3. .Rimborso misto: la formula forfettaria unita al rimborso a piè di lista. Dunque vengono riconosciute anche spese come il vitto, l’alloggio e le varie ed eventuali spese per il viaggio
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L'indennità di trasferta, quando spetta?

Per capire a chi spetta l’indennità di trasferta ecco i quattro criteri da prendere in considerazione: 

  1. .La presenza di un CCNL
  2. .La temporaneità della trasferta
  3. .La ragione della trasferta 
  4. .Il necessario ritorno alla sede abituale in cui si svolge il lavoro

L’ammontare dell’indennità di trasferta dipende dal CCNL di appartenenza, in cui è indicato chiaramente l’importo dovuto. 

Ricordiamo che se la trasferta avviene nel comune della sede di lavoro, alla retribuzione devono essere aggiunti i contributi INPS, oltre che la tassazione fiscale. Quando invece la trasferta avviene entro i confini nazionali o all’estero il calcolo è diverso e dipende dal tipo di rimborso che viene erogato. Entriamo più nel dettaglio: 

  1. .Con indennità di tipo forfettario: quando il contributo è inferiore a 46,68 euro giornalieri per la trasferta in Italia e di 77,46 euro per la trasferta all’estero, le cifre non sono soggette a tassazione. Dunque non viene applicato ad esse nessun contributo INPS o IRPEF
  2. .Indennità di tipo misto: è esente dalla tassazione solo la parte forfettaria che non vada a superare i 30, 99 euro per la trasferta in Italia e 51, 65 euro per la trasferta all’estero
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Indennità di trasferta non pagata

Se l’indennità di trasferta non è pagata quando spetta, il lavoratore ha tutto il diritto di fare ricorso per ottenere il pagamento del rimborso a cui ha diritto. 

Di certo la prima cosa da fare è comunicare con il datore di lavoro o il reparto delle Risorse Umane dell’azienda per la quale lavora. Infatti potrebbe capitare che l’omissione del pagamento sia dovuto a una semplice svista o a un errore amministrativo. Di conseguenza la situazione può essere risolta in modo veloce e informale. 

Quando invece l’indennità di trasferta è prevista dal contratto nazionale di appartenenza, il dipendente può inviare una richiesta formale di pagamento all’azienda. Per fare ciò è necessario però che documenti in modo chiaro tutte le informazioni relative alla trasferta, i giorni trascorsi fuori sede e le spese sostenute.  

In alcuni casi se il datore di lavoro si rifiuta di pagare l’indennità di trasferta, il lavoratore può rivolgersi a un avvocato del lavoro o del sindacato a cui è iscritto, per comprendere i propri diritti e intraprendere azioni legali corrette. Infatti ricordiamo che non pagare un’indennità di trasferta significa violare i diritti dei lavoratori.

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Chiara Buongiorno