Pubblicato il 2 set 2022 • 5 minuti di lettura

Tra le più diffuse e conosciute modalità di welfare aziendale ci sono i buoni pasto, offerti da moltissime aziende in Italia a tutti i propri dipendenti. Nonostante la loro diffusione da molti anni, le normative sono in continua evoluzione e aggiornamento e non è sempre facile avere chiaro il funzionamento ed i vantaggi fiscali dei buoni pasto. 

In alcuni casi se l’azienda non può fornire un servizio di mensa ai propri dipendenti, i contratti collettivi creano un caso di obbligatorietà per i buoni pasto o le indennità sostitutive.  Nonostante l’obbligo, le aziende possono considerare i buoni pasto come un ottimo investimento, conveniente nell’ottica del miglioramento del benessere del lavoratore, il quale a sua volta può poi essere, di conseguenza, più produttivo e soddisfatto.

In questo articolo abbiamo raccolto le informazioni più importanti relative ai vantaggi fiscali dei buoni pasto, ovvero voucher destinati all’acquisto di beni alimentari. Inserirli all’interno di un piano di welfare aziendale può risultare molto conveniente sia per i datori di lavoro, sia per i lavoratori.

Ma come funzionano i buoni pasto? La principale distinzione del loro funzionamento si basa sul formato, che può essere cartaceo oppure elettronico. 

I buoni pasto cartacei vengono emessi da alcune aziende specializzate dove comprare buoni pasto, ed acquistati e distribuiti dal datore di lavoro ai propri dipendenti. 

Su ogni buono pasto ci devono essere il nome ed il codice fiscale del lavoratore che andrà ad utilizzarlo, in modo tale che siano univoci e personali. Sono obbligatori anche il nome dell’azienda che lo acquista, la data di scadenza della validità e il valore in euro del buono. 

Non è difficile capire come funzionano i buoni pasto elettronici, di più recente diffusione. Infatti vengono emessi su una tessera elettronica di facile utilizzo che permette anche di risparmiare sul consumo della carta e sulla produzione di rifiuti.

Il datore di lavoro fornisce un buono pasto per ogni giornata lavorativa, ma il lavoratore non ha l'obbligo di utilizzarli uno alla volta. Infatti i buoni pasto possono essere spesi per acquistare beni alimentari, con un massimo di 8 buoni per ogni transazione.

Non esiste un vero e proprio limite giornaliero per i buoni pasto elettronici, però ci sono dei limiti legati alla possibilità di approfittare dell’esenzione, come approfondiremo più avanti nei prossimi paragrafi.

Per rispondere alle domande delle aziende sulla tassazione dei buoni pasto è necessario ricordare che devono seguire normative specifiche, diverse da altri fringe benefit del welfare aziendale. Infatti i buoni pasto non sono da considerarsi come di natura retributiva, bensì assistenziale. Non vanno mai a concorrere al reddito del lavoratore e non influiscono quindi sull’imponibile. 

I vantaggi per le aziende sono più articolati. In primis c’è da considerare che l’IVA sui buoni pasto è agevolata e si calcola al 4%. Questo è un primo momento di risparmio per l’acquisto dei buoni pasto, che va a influire su quanto costano i buoni pasto all'azienda. 

Nel caso dei più moderni buoni pasto elettronici l’IVA è detraibile al 100%, alla fine dell’anno. Mentre non è valido, invece, per i buoni pasto cartacei. 

I liberi professionisti, i titolari o soci e le ditte individuali possono approfittare della detraibilità sotto diverse condizioni. Infatti per loro l’IVA è al 10% ed è detraibile del tutto solo fino al limite del 2% del fatturato annuo. Inoltre possono scaricare il 75% delle spese relative all’acquisto di buoni pasto. Chi invece risulta come persona giuridica IRES può dedurre i buoni al 100%, sia nel caso in cui siano cartacei, sia nel caso in cui siano elettronici, in quanto servizio sostitutivo di mensa.

Un altro aspetto da tenere a mente nella scelta di quanti buoni pasto erogare è legato al valore dei buoni pasto. Infatti in alcuni casi specifici i buoni pasto sono esenti da oneri contributivi e previdenziali. In particolare i buoni cartacei fino a 4 euro e i buoni elettronici fino a 8 euro portano all’esenzione per il dipendente di IRPEF e INPS fino a 8 euro al giorno. 

Il lavoratore può ottenere diversi benefici dai buoni pasto, non necessariamente legati al momento della pausa pranzo. Infatti i buoni pasto sono utili strumenti per abbattere il cuneo fiscale e aumentare il potere d'acquisto dei lavoratori. Diminuisce la differenza tra il valore del denaro lordo ottenuto come compenso per il proprio lavoro, e la somma netta a cui il lavoratore può effettivamente accedere. 

Inoltre con i buoni pasto si può risparmiare a livello fiscale, poiché hanno tassazione agevolata e non concorrono al reddito del lavoratore. 

La versatilità dei buoni pasto permette ai lavoratori di avere una convenienza notevole, non solo dal punto di vista della pausa pranzo. 

Le strutture convenzionate con le maggiori aziende, che erogano tali voucher, comprendono ristoranti, supermercati, bar, agriturismi. 

Tra le caratteristiche dei buoni pasto, non dimentichiamo la cumulabilità, che permette di spendere fino a 8 buoni pasto ad ogni transazione.

La normativa è piuttosto chiara rispetto agli obblighi delle aziende su quanti buoni pasto erogare. I lavoratori, che per legge ne hanno diritto, devono riceverne uno per ogni giornata lavorativa. Le aziende possono decidere di concedere più di un buono pasto, anche per le giornate non lavorative. Però dal punto di vista fiscale, ciò che viene concesso al di fuori dell’obbligo riceve un trattamento diverso: è considerato come reddito del lavoratore e non riceve più alcuna agevolazione.

Anche i lavoratori part time hanno diritto ai buoni pasto, sia nel caso in cui il loro orario di lavoro non copra gli orari dei pasti, sia quando la loro abitazione è abbastanza lontana da impedir loro di consumare i pasti a casa. Quest’ultimo caso è stato regolato recentemente dalla Corte di Cassazione con la sentenza 22702/2014.

Le aziende hanno molte possibilità su dove comprare i buoni pasto. Le società che erogano questo tipo di servizio possono offrire alle aziende diversi tipi di vantaggi. 

Le aziende, per calcolare l’eventuale costo dei buoni pasto, possono prendere in considerazione diversi fattori, quali: il costo di gestione e la commissione di acquisto, che tendono a cambiare a seconda della quantità di buoni acquistati. 

Le aziende dovrebbero considerare la quantità di strutture convenzionate sul territorio, come i ristoranti e i supermercati che accettano quel determinato tipo di buoni pasto. Inoltre possono scegliere il miglior fornitore di buoni pasto anche in base alla preferenza elettronici/cartacei, che come abbiamo visto può portare diversi vantaggi.

I lavoratori hanno la possibilità di usare i buoni pasto per le proprie pause pranzo presso strutture convenzionate vicine al luogo di lavoro. Queste possono includere bar, tavole calde, ristoranti o pizzerie. I buoni pasto si possono spendere anche presso supermercati e negozi di alimentari, sia in occasione della propria pausa pranzo che al momento della spesa alimentare. Inoltre non manca la possibilità di trovare altre tipologie di  strutture quali agriturismi o imprese agricole, dove i lavoratori possono usufruire dei buoni. 

Ecco come funzionano i buoni pasto elettronici: il valore dei buoni è caricato su una carta da presentare al momento del pagamento. Chi riceve il pagamento scala la spesa effettuata dal lavoratore, in modo tale da lasciare il saldo finale nella tessera stessa. Ogni lavoratore può utilizzare fino a 8 ticket come limite giornaliero dei buoni pasto elettronici. Questa soglia è valida per ogni singola transazione.

L’azienda ha significativi risparmi grazie alla scelta dei buoni pasto. Infatti  può dedurre il costo al 100% e recuperare tutta l'IVA, che è agevolata al 4%. Il valore dei buoni pasto è esente da INPS e IRPEF fino a 4 o 8 euro, ed è esente dal calcolo del TFR. 

Se l’azienda dovesse dare al lavoratore il valore del buono pasto nello stipendio mensile, sarebbe in obbligo di pagare tasse e contributi sulla cifra, non avendo alcuna agevolazione fiscale.

Le aziende che devono distribuire buoni pasto ai propri dipendenti possono acquistarli dai fornitori. Anche i liberi professionisti con partita iva, i soci, i titolari, le ditte individuali e le persone giuridiche IRES possono acquistare buoni pasto e beneficiare di essi, principalmente per scaricare il costo degli alimenti. 

I lavoratori non possono acquistare direttamente i buoni pasto, ma li devono ricevere dai propri datori di lavoro.

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