Pubblicato il 8 nov 2023 • 4 minuti di lettura

La tassazione dell’indennità di trasferta è la disciplina del trattamento fiscale sulle indennità e sui rimborsi dei lavoratori in trasferta ai fini dell’imponibilità o dell’esenzione. Tali dinamiche includono aspetti normativi e contabili che è importante che tu conosca. 

Ti basta leggere il nostro articolo: ti spieghiamo in modo semplice tutto ciò che c’è da sapere sulla tassazione dell’indennità di trasferta. Nello specifico approfondiamo con te quali sono le imposte da pagare, quali regolamenti fiscali per la trasferta sono in vigore, e quali spese possono essere dedotte da un punto di vista fiscale.

La tassazione dell’indennità di trasferta è delineata dal Testo Unico delle imposte sui redditi, nello specifico nell’articolo 51, comma 5. 

Per indennità di trasferta ci si riferisce al rimborso che un datore di lavoro può pagare ai propri dipendenti per coprire i costi aggiuntivi sostenuti durante un viaggio di lavoro lontano dalla sede abituale. 

In base alla destinazione della trasferta, la tassazione cambia. Quando avviene all’interno del territorio comunale, è interamente imponibile, fatta eccezione per le spese di trasporto documentate dai titoli di viaggio. Mentre la trasferta fuori comune non rappresenta reddito imponibile ed è esente dall’IRPEF entro 46,48 euro giornalieri per la diaria nazionale e 77,46 euro per la diaria estera. Se oltre all’indennità è riconosciuto al lavoratore un rimborso spese, si adotta un criterio misto per il quale i limiti equivalgono a 30,89 euro giornalieri per gli spostamenti entro il territorio italiano e a 51,64 euro per gli spostamenti all’estero. La quota del rimborso spese è interamente esentasse. 

Quando il lavoratore ha la responsabilità di compilare un’apposita nota spese, i limiti della tassazione per l’indennità di trasferta si abbassano a 15,49 euro per la diaria nazionale e a 25,28 euro per le missioni all’estero. 

Per i lavoratori che con regolarità svolgono la propria attività lavorativa in luoghi di volta in volta diversi, come ad esempio i piloti di aereo, l’indennità di trasferta è tassata al 50%. 

In base alla legge italiana sulla tassazione dell’indennità di trasferta, si può essere esenti dal dover pagare delle imposte fino a determinati limiti e condizioni. Ecco nel dettaglio la normativa vigente. 

La Corte di Cassazione nella sentenza n.14047 del 07/07/2020 ha affermato che le prestazioni lavorative svolte presso una sede diversa da quella abituale comportano un maggior disagio. Quest’ultimo deve essere adeguatamente compensato dal datore di lavoro con un’indennità dalla duplice funzione: restitutoria delle spese sopportate dal dipendente e retributiva del disagio.  

A livello pratico la trasferta si concretizza in uno spostamento, provvisorio e temporaneo del lavoratore, verso un luogo diverso da quello abituale, su disposizione del suo datore di lavoro. 

L’art 51, co. 6, del TUIR stabilisce che sono considerati trasfertisti i lavoratori per i quali sussistono le seguenti condizioni: 

• Deve svolgere un’attività lavorativa che richiede la continua mobilità
• In relazione allo svolgimento dell'attività lavorativa in luoghi sempre variabili e diversi, ha diritto a un’indennità o maggiorazione di retribuzione in misura fissa

Ricordiamo che la retribuzione è vista come un risarcimento a favore del dipendente per l'impegno complessivo e personale. 

Dunque quando un lavoratore è costretto a spostarsi temporaneamente dalla sua sede abituale per motivi di lavoro, può ricevere un rimborso per le spese sostenute. Secondo la legge per la tassazione dell’indennità di trasferta, la trasferta fuori comune non rappresenta reddito imponibile ed è esente dall’IRPEF entro 46,48 euro giornalieri per la diaria nazionale e 77,46 euro per la diaria estera. Se oltre all’indennità è riconosciuto al lavoratore un rimborso spese, si adotta un criterio misto per il quale i limiti equivalgono a 30,89 euro giornalieri per gli spostamenti entro il territorio italiano e a 51,64 euro per gli spostamenti all’estero. La quota del rimborso spese è interamente esentasse. 

Quando il lavoratore ha la responsabilità di compilare un’apposita nota spese, i limiti della tassazione per l’indennità di trasferta si abbassano a 15,49 euro per la diaria nazionale e a 25,28 euro per le missioni all’estero. 

Per i lavoratori che con regolarità svolgono la propria attività lavorativa in luoghi di volta in volta diversi, come ad esempio i piloti di aereo, l’indennità di trasferta è tassata al 50%. 

I regolamenti fiscali per la trasferta corrispondono alle normative e alle disposizioni fiscali che regolano la tassazione dell’indennità di trasferta. Ricordiamo che tale indennità è legata alle spese di viaggio sostenute dai dipendenti che in modo momentaneo si spostano dalla loro sede abituale per svolgere le proprie mansioni lavorative. 

Le normative fiscali relative all’indennità di trasferta prevedono che si prendano in considerazione diversi fattori: 

• Esenzione fiscale: le indennità di trasferta possono essere esenti da tassazione fino a determinati limiti prestabiliti che regolano l’importo massimo dell’indennità stessa e la durata massima dello spostamento
• Trattamento fiscale delle spese documentate: alcune spese sostenute dal dipendente, come ad esempio quelle relative al viaggio, l’alloggio e il vitto, possono essere dedotte o detratte dal reddito imponibile. Per fare in modo che ciò accada è comunque necessario che il lavoratore conservi tutte le ricevute e documenti tutte le spese
• Trattamento fiscale dell’indennità aggiuntive: alcune indennità di trasferta che superano i limiti di esenzione possono essere tassate come reddito del dipendente. 

I regolamenti fiscali dipendono dunque da diversi fattori specifici: la durata della trasferta, la ragione del trasferimento e il settore di lavoro del dipendente. 

Vediamo insieme a quali valori corrispondono le imposte dell’indennità di trasferta. 

Nel rimborso forfettario le indennità percepite per le trasferte fuori dal territorio comunale concorrono alla formazione del reddito del lavoratore fino a un limite massimo di 46,48 euro al giorno e un limite massimo di 77,46 euro per gli spostamenti all’estero. 

Nel rimborso analitico le spese di vitto, alloggio e trasporto,a prescindere dal loro ammontare, non concorrono a formare reddito. Esse devono essere analiticamente documentate e rimborsate. Deve essere previsto anche un eventuale rimborso nel caso in cui il lavoratore abbia utilizzato la propria vettura. L’indennità non è soggetta a tassazione nella misura massima giornaliera di 15,49 euro per le trasferte in territorio nazionale e di 25,82 euro in caso di spostamenti all’estero. 

Nel rimborso misto, la parte corrispondente al rimborso analitico non concorre alla formazione del reddito del lavoratore, mentre per quanto riguarda il rimborso delle altre spese non bisogna superare i seguenti limiti:

• 30,99 euro per gli spostamenti in Italia e 51,65 euro per gli spostamenti all’estero, escluse le spese di vitto e alloggio
• 15,49 euro al giorno per spostamenti in Italia e 25,28 euro per gli spostamenti all’estero, escluse le spese di vitto e alloggio

Le deduzioni fiscali per la trasferta si riferiscono a tutte quelle spese sostenute dai dipendenti di un’azienda, per viaggi di lavoro o trasferimenti momentanei. Tali spese possono essere dedotte dal reddito imponibile del lavoratore, andranno a ridurre così l’imponibile su cui viene calcolata l’imposta del reddito. 

Le spese che un dipendente può sostenere e che rientrano nella deduzione fiscale sono: 

• Spese di viaggio: sostenute per raggiungere la destinazione dove il dipendente ha il compito di svolgere la propria mansione lavorativa. ad esempio queste possono includere i biglietti del treno, dell’aereo, i costi del carburante e i pedaggi autostradali
• Spese di alloggio: possono riguardare per esempio l’affitto di una camera d’albergo o l’alloggio presso un appartamento
•  Spese di vitto: possono includere il costo dei pasti e delle bevande.

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