Pubblicato il 8 nov 2023 • 3 minuti di lettura

L’indennità di trasferta si pone come uno strumento a supporto dei lavoratori che sono costantemente chiamati a spostarsi dalla propria sede abituale. 

Serve a ammortizzare le spese sostenute dalle risorse durante i viaggi di lavoro e di conseguenza a farle sentire importanti per l’impresa. Infatti l’indennità di impresa si configura come un beneficio aziendale che mira proprio a sostenere i dipendenti. 

In questo articolo ti forniamo i dettagli essenziali per offrire ai tuoi dipendenti l’indennità di trasferta nel modo più appropriato. E’ utile sapere quali siano le condizioni, il regolamento e i requisiti per ricevere tale beneficio.

L’indennità di trasferta è una forma specifica di rimborso spesa. Prima di capire quando spetta, vediamo insieme di cosa stiamo parlando. Si tratta di un beneficio fornito da un’impresa, che sia essa con un organigramma numericamente elevato, piccola o media, ai propri dipendenti quando devono viaggiare per lavoro fuori dalla loro sede abituale. Questo tipo di rimborso è destinato a coprire le spese extra sostenute dal lavoratore durante il viaggio. Ad esempio per l’alloggio, i pasti, i trasporti e altre spese accessorie. 

Per capire a chi spetta l’indennità di trasferta ecco i quattro criteri da prendere in considerazione: 

• La presenza di un CCNL
• La temporaneità della trasferta
• La ragione della trasferta 
• Il necessario ritorno alla sede abituale in cui si svolge il lavoro

L’ammontare dell’indennità di trasferta dipende dal CCNL di appartenenza, in cui è indicato chiaramente l’importo dovuto. 

Ricordiamo che se la trasferta avviene nel comune della sede di lavoro, alla retribuzione devono essere aggiunti i contributi INPS, oltre che la tassazione fiscale. Quando invece la trasferta avviene entro i confini nazionali o all’estero il calcolo è diverso e dipende dal tipo di rimborso che viene erogato. Entriamo più nel dettaglio: 

• Con indennità di tipo forfettario: quando il contributo è inferiore a 46,68 euro giornalieri per la trasferta in Italia e di 77,46 euro per la trasferta all’estero, le cifre non sono soggette a tassazione. Dunque non viene applicato ad esse nessun contributo INPS o IRPEF
• Indennità di tipo misto: è esente dalla tassazione solo la parte forfettaria che non vada a superare i 30, 99 euro per la trasferta in Italia e 51, 65 euro per la trasferta all’estero

Come abbiamo già visto, tale beneficio viene concesso ai dipendenti che devono spostarsi in modo temporaneo dalla loro sede abituale per motivi di lavoro o esigenze aziendali. L’indennità di trasferta prevede che vengano soddisfatte determinate condizioni. Entriamo nel dettaglio:

• Lavoro fuori sede: il dipendente deve avere il compito di svolgere le proprie attività lavorative in un luogo diverso da quello abituale
• Distanza della sede abituale: a seconda delle politiche aziendali è possibile richiedere l’indennità di trasferta in base alla distanza minima tra la sede lavorativa abituale del dipendente e il luogo di destinazione
• Comprovate spese: per ricevere l’indennità di trasferta, il dipendente deve fornire la documentazione completa delle spese sostenute durante il viaggio di lavoro, come ricevute di alberghi, pasti ecc…
• Durata del soggiorno: l’indennità di trasferta è concessa solo per viaggi di lavoro che superino una certa data
• Normative aziendali o contrattuali: le condizioni per ricevere l’indennità di trasferta possono essere stabilite nel contratto di lavoro o nelle norme interne dell’azienda.

Ricordiamo che l’indennità di trasferta è solitamente concessa per svolgere attività strettamente legate alle responsabilità lavorative delle risorse e non per loro scopi personali. 

Il regolamento per l’indennità di trasferta in un’impresa varia in base alle esigenze e le politiche specifiche aziendali. Ti diamo qualche spunto su come poter impostare un regolamento all’interno della tua organizzazione: 

• Definizione di trasferta: deve essere chiarito cosa si intenda con il concetto di trasferta
• Destinatari: è importante specificare tra le risorse chi ha diritto all'indennità di trasferta. Possono rientrare in questa categoria i dipendenti inviati per un viaggio di lavoro o incarichi specifici fuori dalla loro sede principale
• Distanza minima: va indicata sempre la distanza che il dipendente deve superare per considerare il suo spostamento una vera e propria trasferta
• Durata minima: va definito anche il periodo minimo di permanenza nella destinazione fuori sede necessaria per ottenere l’indennità di trasferta
• Spese coperte: va sempre specificato quali siano le spese coperte dall’indennità di trasferta e se l’azienda fornisca un importo fisso giornaliero. L’impresa può anche scegliere di richiedere al dipendente la presentazione delle ricevute per le spese effettuate
• Rimborso delle spese: devono essere indicati i tempi e le modalità di rimborso delle spese coperte
• Procedure per la richiesta: nel regolamento non può mancare la descrizione precisa delle procedure che i dipendenti devono eseguire per richiedere l’indennità di trasferta. 
• Definire i limiti: vanno stabiliti eventuali limiti relativi all’importo massimo dell’indennità di trasferta e le procedure di approvazione per le richieste straordinarie
• Responsabilità del dipendente: è importante specificare le responsabilità delle risorse riguardanti la correttezza delle informazioni fornite e la documentazione delle spese sostenute

I dipendenti che possono ricevere l’indennità di trasferta devono rispondere a una serie di requisiti specifici. Primo tra tutti la risorsa deve essere inviata in trasferta, per motivi di lavoro o esigenze aziendali, in una località diversa da quella della sua sede lavorativa abituale. Per ricevere l’indennità ed essere considerato in trasferta, il dipendente deve spostarsi al di là della distanza minima stabilita, che varia a seconda delle politiche aziendali. In alcuni casi la trasferta deve superare anche una certa durata, ad esempio almeno per un certo numero di giorni. 

Ricordiamo che per richiedere l’indennità il lavoratore deve seguire le procedure interne previste dall’azienda. Ad esempio la compilazione di moduli specifici o una comunicazione preventiva. Inoltre è tenuto a fornire informazioni accurate riguardo alle spese sostenute. 

I requisiti per l’indennità di trasferta possono variare da un’impresa a un’altra. Per conoscerli basta consultare il contratto di lavoro e le politiche aziendali specifiche. 

In Italia non esiste una singola legge dell’indennità di trasferta che la regoli. Infatti essa dipende dai contratti collettivi nazionali del lavoro o da disposizioni interne delle aziende. Dunque per comprendere l’ammontare dell’indennità di trasferta dovuta al dipendente bisogna fare riferimento al CCNL a cui appartiene. Per cui un lavoratore che opera nel settore dell’edilizia avrà un'indennità differente da un altro lavoratore operante nel settore del commercio o metalmeccanico. 

La normativa dell’indennità di trasferta stabilisce che: 

Se la trasferta avviene nel comune della sede di lavoro, all’indennità di trasferta vanno aggiunti i contributi INPS e la tassazione fiscale. 

Se invece la trasferta avviene entro i confini nazionali o all’estero, è necessario distinguere l’indennità di trasferta di tipo forfettario e quella di tipo misto. Nel caso della prima tipologia, non viene applicato alcun contributo INPS o Irpef, se il contributo a cui ha diritto il lavoratore è inferiore a 46,68€ giornalieri  per la trasferta in Italia e a 77, 46€ per la trasferta all’estero.

Mentre nel caso della seconda tipologia di indennità di trasferta, il dipendente è esente dalla tassazione solo per la parte forfettaria che non superi i 30,99€ per la trasferta in Italia e i 51,65€ per la trasferta estera.

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