Pubblicato il 6 set 2024 • 4 minuti di lettura

L’onboarding digitale è un elemento essenziale per tutte le aziende che cercano di rimanere all'avanguardia nel reclutamento e nell'integrazione dei nuovi talenti. I processi di digitalizzazione all’interno delle imprese trasformano radicalmente il modo in cui le risorse umane accolgono e inseriscono i nuovi dipendenti, introducendo strumenti innovativi che vanno oltre i tradizionali metodi cartacei. 

L'onboarding digitale promette di semplificare i processi e migliorare l'esperienza complessiva del dipendente, porta con sé anche una serie di sfide che richiedono attenta considerazione e gestione. In questo articolo esploriamo insieme i vantaggi significativi e le sfide cruciali associate all'onboarding online. Ti forniamo anche una panoramica delle migliori piattaforme da installare all’interno della tua organizzazione.

L'onboarding digitale è una metodologia che sfrutta la tecnologia per semplificare e ottimizzare il processo di inserimento di nuovi dipendenti in un'organizzazione. Questo approccio moderno sostituisce o integra i tradizionali metodi cartacei con strumenti digitali, portando numerosi vantaggi in termini di efficienza, accessibilità e coinvolgimento. 

Tra gli aspetti chiave dell’onboarding digitale vi è l’eliminazione della carta attraverso la digitalizzazione di documenti. Infatti le firme digitali accelerano la gestione di contratti, formulari e documenti amministrativi. Il percorso di onboarding può avvenire attraverso l’utilizzo di piattaforme online dedicate. In questo modo l’accesso da remoto per i nuovi dipendenti rende l’intero processo più flessibile. Tutto ciò offre alle nuove risorse la possibilità di accedere da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento a corsi di formazione online. Si possono proporre anche moduli interattivi che coinvolgono i nuovi dipendenti attraverso video, quiz e simulazioni. 

Per un onboarding digitale efficace è necessario mettere in conto la creazione di account digitali per i nuovi dipendenti per facilitare l'accesso ai sistemi interni. Per questo motivo non può mancare la formazione sull'uso di software e strumenti specifici dell'azienda. A ciò si può associare l’utilizzo di strumenti di comunicazione virtuale per presentare l’impresa, i team e le politiche. Si possono anche organizzare eventuali videoconferenze per incontri virtuali con colleghi, dirigenti e squadre di lavoro. 

Hai mai pensato di integrare degli elementi di gioco per rendere l'onboarding più coinvolgente? Ad esempio puoi proporre sfide, premi e riconoscimenti digitali per stimolare la partecipazione. Inoltre non devi dimenticare di procurarti strumenti digitali che ti aiutino a monitorare il progresso dell'onboarding e raccogliere feedback, valutazioni online e informazioni sulla qualità del processo. Un altro aspetto utile è avviare l’automazione dei processi. Ciò permette di semplificare le attività ripetitive, come la compilazione di documenti o l'invio di comunicazioni, ma anche di ridurre gli errori umani attraverso i flussi di lavoro digitali. 

E’ fondamentale anche adattare l’intero processo di onboarding alle esigenze specifiche del dipendente, ad esempio creando contenuti personalizzati in base al ruolo e al reparto. Inoltre ti consigliamo di collegare l'onboarding digitale ad altri sistemi HR, come il software di gestione delle prestazioni o la gestione del tempo. Questo ti permette di avere una visione integrata del ciclo di vita del dipendente. 

Dunque l'onboarding digitale non solo semplifica il processo di inserimento, ma può anche migliorare l'esperienza complessiva della nuova risorsa, contribuendo a creare un ambiente di lavoro più moderno, dinamico ed efficiente. Sfrutta questo approccio per fornire un ingresso più agevole e coinvolgente ai nuovi membri del team, contribuendo al successo a lungo termine della tua organizzazione.

Gli specialisti delle risorse umane (HR) svolgono un ruolo chiave nella gestione dell'onboarding online. Si tratta di un approccio che coinvolge l'utilizzo di risorse digitali e piattaforme online per facilitare il processo di integrazione dei nuovi dipendenti in un'organizzazione. Questo metodo offre diversi vantaggi, tra cui la flessibilità, l'accessibilità da remoto e l'efficienza. Entriamo più nel dettaglio. 

Gli HR devono identificare e implementare piattaforme di onboarding online adatte alle esigenze dell'azienda. Queste possono includere sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS), piattaforme di e-learning, software di comunicazione virtuale e strumenti di firma elettronica. I professionisti delle Risorse Umane sono anche i responsabili della creazione di contenuti digitali efficaci, come presentazioni, video, documenti e moduli interattivi. In aggiunta devono assicurarsi che i materiali siano chiari, informativi e adeguati al formato online. 

E’ indispensabile che i nuovi dipendenti, che stanno svolgendo il processo di onboarding, possano accedere facilmente alle piattaforme online. Per questo è necessario creare account digitali e fornire loro di istruzioni dettagliate per l'accesso. L’’HR può anche utilizzare strumenti di comunicazione virtuale per facilitare la presentazione dell'azienda, dei team e delle politiche e organizzare sessioni virtuali con dirigenti, team e mentori per favorire l'interazione. Inoltre è utile che implementi programmi di formazione online che possano essere completati in modo flessibile. A ciò va aggiunto il compito di monitorare il progresso della formazione e fornire supporto in caso di difficoltà.

Poter svolgere l’onboarding online significa lavorare per un’organizzazione caratterizzata da un buon livello di digitalizzazione. Al suo interno si deve prevedere l’utilizzo di documenti amministrativi, contratti e altri materiali digitali. Si possono anche implementare firme elettroniche per semplificare i processi di approvazione. In tal senso può risultare utile anche automatizzare le attività come la raccolta di informazioni, la distribuzione di materiale e la gestione delle scadenze. Attraverso l'automazione dei flussi di lavoro si possono ridurre gli oneri amministrativi. 

Ricorda sempre di adattare l'onboarding online alle specifiche esigenze di ciascun dipendente e di creare un'esperienza personalizzata basata sul ruolo e sul reparto. L'onboarding online offre ai professionisti delle Risorse Umane la possibilità di gestire in modo efficiente il processo di integrazione, fornendo ai nuovi dipendenti una introduzione agevole all'organizzazione. Un approccio ben progettato può migliorare la soddisfazione delle risorse, accelerare l'adattamento al ruolo e contribuire al successo complessivo dell'azienda.

Esistono diverse piattaforme progettate appositamente per facilitare il processo di onboarding dei nuovi dipendenti, offrendo agli HR strumenti digitali per gestire in modo efficace e efficiente l'integrazione. Abbiamo categorizzato per te una serie di esempi che possono esserti utili. 

Sistemi di Gestione delle Risorse Umane (HRMS):

• BambooHR: Offre funzionalità di onboarding, gestione del personale, analisi e reportistica.
• Workday: Integrato con moduli di onboarding, formazione, gestione delle prestazioni e altro ancora.

Piattaforme di E-Learning:

• LinkedIn Learning: Fornisce corsi di formazione online su una vasta gamma di argomenti, inclusi moduli di onboarding.
• Udemy for Business: Offre corsi interattivi su vari argomenti, tra cui formazione per nuovi dipendenti.

Software di Collaborazione e Comunicazione:

• Slack: Facilita la comunicazione in tempo reale, permettendo la creazione di canali dedicati all'onboarding e all'integrazione.
• Microsoft Teams: Include strumenti di comunicazione, condivisione di documenti e videoconferenze.

Piattaforme di Firma Elettronica:

• DocuSign: Permette la firma elettronica di documenti, semplificando la gestione di contratti e formulari.
• Adobe Sign: Offre servizi di firma elettronica per documenti digitali.

Strumenti di Creazione di Contenuti Interattivi:

• Articulate 360: Consente la creazione di corsi interattivi e moduli di formazione online
• Camtasia: Utile per creare video tutorial e presentazioni.

Piattaforme di Gestione Documentale:

• SharePoint: Fornisce una piattaforma per la gestione e la condivisione di documenti importanti durante l'onboarding.
• Google Workspace (ex G Suite): Offre strumenti per la creazione e la condivisione di documenti elettronici.

App per Onboarding Mobile:

• WorkBright: Consente l'onboarding digitale attraverso dispositivi mobili, semplificando il processo per i nuovi dipendenti.
• Enboarder: Focus sulla creazione di un'esperienza di onboarding coinvolgente e personalizzata attraverso dispositivi mobili.

Piattaforme di Automazione dei Processi:

• Kissflow: Per la creazione di flussi di lavoro automatizzati per il processo di onboarding.
• Zapier: Per automatizzare il trasferimento di dati tra diverse applicazioni durante l'onboarding.

Piattaforme di Feedback e Valutazione:

• SurveyMonkey: Per la creazione di sondaggi e questionari per raccogliere feedback durante l'onboarding.
• Qualtrics: Offre strumenti avanzati di rilevamento dell'esperienza del dipendente.

Piattaforme di Gamification:

• Badgeville: Integra elementi di gioco nell'onboarding per aumentare l'engagement.
• Classcraft: Applicazione di gamification per la creazione di esperienze coinvolgenti.

Ricorda che prima di selezionare una piattaforma, devi considerare le specifiche esigenze della tua organizzazione, le caratteristiche richieste e l'integrazione con altri sistemi HR. La scelta di strumenti appropriati può contribuire notevolmente al successo dell'onboarding dei tuoi nuovi dipendenti.

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