Pubblicato il 1 ago 2022 • 5 minuti di lettura

La produttività sul lavoro è un importante parametro per misurare con quale efficienza di risorse e di tempo vengono raggiunti gli obiettivi lavorativi. Effettuare un’analisi della produttività può essere un compito difficile, che si differenzia a seconda della tipologia di attività e di azienda.

La produttività è un aspetto significativo per la salute aziendale. 

Per aumentare la produttività dei dipendenti esistono diversi modi: dalla formazione alla concessione di fringe benefit. Con la collaborazione del reparto delle Risorse Umane si possono trovare varie strategie per aumentare la produttività, che assicurino sempre la soddisfazione dei lavoratori, i quali non devono mai essere sottoposti a stress eccessivi.

Produttività e soddisfazione sono unite da uno stretto legame e si influenzano a vicenda: alimentate da un lavoro attento e intelligente possono portare in azienda una serie di vantaggi. 

In questo articolo si possono trovare molti spunti e formule per capire il livello di produttività dei lavoratori, che  sono utili per approfondire gli aspetti che causano eventuali cali. 

É necessario comprendere che calcolare la produttività sul lavoro non è affatto semplice. Online esistono diverse formule pronte, ma prima di utilizzarle bisogna tener conto del contesto lavorativo e di diversi aspetti dell’attività aziendale.  In particolare è necessario considerare la loro efficacia ed efficienza: due termini molto simili, ma che sono in realtà indicatori di concetti piuttosto differenti. 

L’efficacia rappresenta la qualità dei passaggi scelti per raggiungere il risultato. Un processo efficace è composto da passaggi essenziali e corretti che permettono di arrivare senza errori al punto finale. 

L’efficienza rappresenta la quantità di passaggi che portano al risultato. Un’azione da cui si ottengono più benefici può essere definita efficiente. 

É meglio avere uno sforzo sostenibile e più o meno costante durante tutte le ore lavorative. Infatti non si può solo tenere conto della quantità di ore o minuti impiegati per produrre. Per il lavoratore è importante considerare la qualità del tempo che impiega su una determinata mansione. Si possono confrontare le ore lavorate e gli sforzi richiesti. Se per raggiungere un obiettivo di produttività il lavoratore impiega un’ora in modo molto intenso, potrebbe non avere energia nelle ore successive. 

Nell’ambito delle Risorse Umane si parla spesso della cosiddetta Overall Labor Efficiency, che considera il tempo disponibile per le attività, la quantità di prodotto risultato dallo sforzo e la sua qualità, cioè il rapporto con la produzione destinata alla vendita.

Come analizzare e calcolare la produttività sul lavoro? Esistono delle formule piuttosto semplici che non sempre sono applicabili a tutte le aziende. 

Ad esempio:

Unità prodotte / ore richieste = produttività

Una simile alternativa è espressa nella formula produttività del lavoro:

ricavi / personale. 

In questo modo emerge quanto ricavo viene prodotto da ogni lavoratore. 

Queste formule sono piuttosto semplificate: non tengono conto di molti aspetti rilevanti come la qualità delle unità prodotte e l’energia spesa per portare a termine una mansione.

Una corretta analisi permette di avere risultati più corretti e accurati: ll punto di partenza riguarda la definizione di prodotto, a seconda dell’attività svolta. Successivamente è necessario individuare quali sono le risorse di tempo, di attrezzatura e di energia che vengono coinvolte nel processo. Una volta ottenuti tutti questi fattori, si può comprendere quali sono i rapporti tra essi e come migliorare i processi per arrivare al prodotto finale.

Per effettuare una completa ed efficace analisi della produttività è necessario tenere in considerazione sia la produttività del lavoro che quella del capitale.

Per la prima, gli indicatori più importanti sono:

• Fatturato medio per lavoratore
• Valore della produzione per lavoratore
• Valore aggiunto per lavoratore
• Incidenza del costo del lavoro
• Costo medio per lavoratore dipendente.

Quando invece si studia la produttività del capitale è necessario osservare i seguenti indicatori:

• Produttività capitale investito
• Rotazione delle immobilizzazioni (ossia di tutti quei beni materiali che non perdono valore o utilità nel corso del tempo, come macchinari o impianti).

Come accennato la produttività dei dipendenti si basa su diversi aspetti che caratterizzano l’azienda e il clima aziendale. Di conseguenza per migliorarla si può andare a lavorare su diversi ambiti: personale, relazionale e professionale. Se tutti questi ambiti sono soddisfacenti e sereni, allora la produttività può conoscere degli aumenti.

Per quanto riguarda l’aspetto personale, si può puntare sulla valorizzazione degli sforzi e degli obiettivi raggiunti dal dipendente. Grazie a premi e riconoscimenti, la motivazione può aumentare considerevolmente. Allo stesso modo si può notare il rapporto che c’è tra welfare aziendale e produttività, come sarà analizzato più avanti all’interno dell’articolo.

L’aspetto relazionale concerne il funzionamento del team, che deve essere collaborativo e comunicativo. Grazie a delle attività di team building e al miglioramento del clima aziendale, si può contribuire a creare un team sempre disposto a crescere e a lavorare insieme. Con un’efficiente comunicazione interna molti dei processi possono essere velocizzati e  migliorati. In questo caso non è da sottovalutare l’importanza di ottimizzare lo scambio di email, che devono essere più concise e meno numerose possibile, e mai fuori dall’orario di lavoro.

Puoi aumentare la soddisfazione dei tuoi colleghi e diffondere benessere.

Inoltre è necessario fornire al lavoratore un’adeguata formazione perché abbia tutte le competenze professionali necessarie allo svolgimento delle sue mansioni. Nel corso della formazione i leader devono comunicare gli obiettivi ed i processi aziendali in maniera chiara.

Il datore di lavoro deve assicurare anche gli strumenti pratici:una tecnologia adeguata e dei macchinari senza difetti creano fluidità e velocità nello svolgimento del lavoro.

Allo stesso modo, l’ambiente in cui si svolge l’attività dovrebbe sempre essere piacevole e accogliente, per favorire concentrazione e serenità. Molti scelgono spazi con luce naturale dove avere anche delle piante.

Per migliorare la produttività un elemento fondamentale è la costruzione di un rapporto di fiducia tra lavoratore e datore di lavoro. Se un datore di lavoro controllasse da vicino ogni attività del lavoratore, potrebbe creare in lui tensione e timore. Se al contrario il lavoratore fosse reso autonomo ed indipendente, potrebbe riuscire a raggiungere i suoi obiettivi con più tranquillità e serenità e di conseguenza ottenere anche più soddisfazione. 

Costruire questa fiducia permette anche di considerare una maggiore flessibilità degli orari e delle modalità di lavoro, per avere un miglioramento dell’equilibrio tra vita privata e professionale.

La soddisfazione dei dipendenti è uno dei più importanti requisiti per ottenere una buona produttività. I datori di lavoro che vogliono aumentare la produttività dei dipendenti possono mettere in atto una serie di soluzioni. 

In seguito all’analisi della soddisfazione dei dipendenti, emersa dai questionari anonimi, il welfare aziendale si presenta come una soluzione. Il collegamento tra welfare aziendale e produttività passa attraverso la motivazione che i dipendenti ottengono a partire dai benefici offerti e dall’attenzione dimostrata da parte dell’azienda.

Il welfare aziendale può includere diverse soluzioni, come ad esempio aumentare il valore dei buoni pasto, se apprezzati dai lavoratori. Tra i benefit più importanti ricordiamo la scelta di una polizza integrativa presso fondi o assicurazioni private, con la quale i lavoratori possono avere importanti agevolazioni su prestazioni mediche e sanitarie. Un’altra opzione molto diffusa è la fornitura di un’auto aziendale da utilizzare per uso professionale o privato.

Si tratta di alcuni esempi da inserire in un piano di welfare con cui aumentare la soddisfazione e la produttività dei dipendenti.

La questione della produttività è da analizzare con attenzione, soprattutto nei momenti in cui il contesto lavorativo cambia. Facciamo un esempio: con l'introduzione di maggiori giornate di smart working, i datori di lavoro potrebbero notare una differenza in termini di risultati lavorativi. 

Per aumentare la produttività dei dipendenti che lavorano da casa è possibile applicare diverse strategie. Si possono insegnare varie modalità di organizzazione del tempo e dei task, come ad esempio la tecnica del pomodoro, la regola 80/20 o il metodo del colibrì. Ricordiamo che è sempre responsabilità del datore di lavoro fornire tutti gli strumenti necessari per l'indipendenza del lavoratore. 

Inoltre si possono fornire delle indicazioni sulla priorità delle mansioni o effettuare comunicazioni periodiche per aiutare il lavoratore ad avere delle deadline più precise, pur concedendogli autonomia. 

Per calcolare la produttività di un lavoratore è necessario tenere in considerazione diversi fattori, tra cui la sua mansione ed il suo ruolo. Facciamo degli esempi: se si tratta di un dipendente del customer care, si possono analizzare il numero delle richieste da lui risolte. Se il lavoratore invece si occupa di acquisizione clienti, bisognerebbe prendere in analisi il numero di contratti che è riuscito a chiudere. La maggiore produttività si ottiene con processi veloci, diretti ed efficaci. 

Per aumentare la produttività del personale si può lavorare sulla crescita della sua soddisfazione, lavorando sul clima aziendale e sulle relazioni con i leader, ma anche offrendo benefit che possano fidelizzarlo. 

All’aumentare della soddisfazione personale corrisponde l’aumento della motivazione e della passione dei lavoratori. 

Grazie a questo insieme di elementi positivi si possono perseguire maggiore energia e proattività per ottenere un’attività più produttiva.

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